Wgrywanie faktur: skany, odczyt, import

Odczyt ze skanu

Po wgraniu pliku faktura pojawia się na liście jako Szkic. Gdy odczyt trwa w tle albo nie dał pełnych danych, obok statusu widać oznaczenie jego stanu:

„W trakcie odczytu” – plik czeka na odczyt w tle (import powyżej 20 plików),
„Do uzupełnienia” – odczyt się zakończył, ale brakuje danych; spróbuj „Ponów odczyt” albo usuń ten wiersz („Usuń”) i dodaj fakturę przyciskiem „Dodaj ręcznie”,
„Nie odczytano” – spróbuj „Ponów odczyt”,
„Pusty skan” – plik jest pusty, zeskanuj ponownie.

Z dokumentu odczytywane są: wystawca i jego NIP, kwoty netto/VAT/brutto, numer, daty wystawienia i płatności, kategoria dopasowana do Twojego budżetu, opis i pozycje. Kontrahent jest łączony po NIP-ie, nigdy „na oko” po nazwie.

Pozycje faktury

Raisly zapisuje pozycje z faktur z KSeF i ze skanów. Dzięki temu Ray odpowie na „znajdź fakturę za piasek”, a nie tylko na pytanie o numer czy wystawcę.

Wykrywanie duplikatów

Jeśli ta sama faktura trafi do Raisly dwa razy (np. najpierw z KSeF, a potem ze skanu), w szczegółach skanu zobaczysz ostrzeżenie „Ta faktura wygląda na duplikat” ze wskazaniem oryginału. Porównywane są numer, kontrahent, kwota i data wystawienia; faktur korygujących to sprawdzenie nie obejmuje. Raisly nie usuwa nic samo i nie odejmuje kwoty z sum: decyzja należy do Ciebie.

Import wielu faktur naraz

Przyciskiem „Wgraj faktury” otwierasz okno, do którego możesz przeciągnąć do 600 plików naraz (zdjęcia i PDF-y, każdy do 20 MB).

Do 20 plików jest odczytywanych od razu.
Większe partie są przetwarzane w tle, co może zająć od kilkunastu minut do kilku godzin, a Ty możesz w tym czasie bezpiecznie zamknąć aplikację. Na liście faktur widać pasek informujący, że import trwa.
Pliki o identycznej treści pod różnymi nazwami są wychwytywane przed importem („Importuj mimo to”, jeśli to celowe).
Pliki już wgrane do projektu są pomijane.