Faktury i wydatki w kosztorysie
Każdy koszt możesz przypisać do pozycji na dowolnym poziomie. Pozycja nie musi mieć kwoty: koszt pojawi się wtedy jako „koszty bez wyceny”, dopóki jej nie podasz.
Faktury
Dział zatytułowany „Faktury”Pole „Pozycja kosztorysu” jest w karcie faktury, przy dodawaniu nowej faktury i w oknie „Przypisz koszt faktury” (zobacz Podział kosztów między projekty), gdzie każdy wiersz podziału ma własną pozycję.
Lista faktur ma kolumnę „Pozycja kosztorysu”, a na ekranie Finanse organizacji pozycję wybierasz razem z projektem przy fakturze z KSeF.
Wydatki
Dział zatytułowany „Wydatki”Wydatek to koszt bez faktury: paliwo, parking, paragon z marketu budowlanego. Ma kwotę, opis, datę, opcjonalnie pozycję kosztorysu i zdjęcie paragonu.
Po kliknięciu „Dodaj wydatek” wybierasz w oknie pole „Pozycja kosztorysu”. Wydatki widzisz w „Finanse” → „Kosztorys i wydatki”, pod tabelą, w tabeli „Wydatki gotówkowe” („Zobacz wszystkie” pokazuje komplet). Wliczają się do „Poniesione” (zobacz Jak czytać kosztorys).
Zwrot, np. pieniądze za oddane palety, zapisujesz jako wydatek na minus: w polu „Kwota brutto (zł)“ wpisz kwotę ze znakiem minus. Jeśli podajesz „Kwota netto (zł)”, ona też musi być na minus i nie większa od brutto. Zwrot pomniejsza „Poniesione”.
Ray rozróżnia: zdjęcie z NIP-em i numerem FV to faktura; paragon bez nich to wydatek. Gdy nie ma pewności, zapyta.
Co zmieni ten koszt
Dział zatytułowany „Co zmieni ten koszt”Pod wyborem pozycji w karcie faktury i w oknie „Przypisz koszt faktury” Raisly pokazuje stan pozycji: „poniesione X z Y · zostało Z”. Przy sugerowanej pozycji dopisuje „Po przypisaniu: …” i dolicza do niej kwotę tej faktury.
Podpowiedź dostawcy
Dział zatytułowany „Podpowiedź dostawcy”Gdy ten sam dostawca miał już fakturę w tym projekcie, pozycja z jego ostatniej faktury jest na górze listy, w grupie „Sugerowane”.
W karcie faktury i na liście faktur dostajesz ją do potwierdzenia jednym kliknięciem („Potwierdź”; karta wyjaśnia, skąd podpowiedź), a na ekranie „Finanse organizacji” jest wybrana od razu po wskazaniu projektu.
„Poza kosztorysem”
Dział zatytułowany „„Poza kosztorysem””Koszty bez pozycji nigdy nie znikają: są w osobnym wierszu tabeli, tuż nad wierszem „Razem” (w widoku „Kosztorys” z podziałem na faktury i wydatki bez pozycji), i w podsumowaniu, więc suma zawsze się zgadza.
Koszt bez pozycji czeka tam, aż ktoś go przypisze. Faktura opisana nazwą (na przykład od Raya albo odczytana ze skanu) nie trafi sama na pozycję, którą dodasz później pod tą nazwą: przypisujesz ją ręcznie.